REDACCIÓN PROPIA

Actas y vidrieras: ¿algo en común?

Para que se cumplan las resoluciones tomadas en una reunión o asamblea, deben ser claramente entendidas. En estos casos, nos auxilian los documentos que registran el desarrollo de la reunión y, sobre todo, las causas de los resultados. Las actas son documentos de este tipo. ¿Son importantes las actas? ¿En qué se parecen las vidrieras y las actas? Respondamos juntos estas preguntas.

Qué es el acta
-El acta es un escrito que presenta resumidamente el desarrollo de una reunión y, sobre todo, las resoluciones que fueron tomadas.
-Es un relatorio que guarda el orden en que se estudiaron los puntos previamente establecidos en un temario (orden del día).
-Su redacción está a cargo de un secretario o una secretaria ya designado o designada al mismo tiempo que los otros componentes de la directiva.
-Los secretarios son los responsables del contenido (de la exactitud, claridad y fidelidad) de las actas; por ello, vemos su firma al final del documento, a la derecha; el presidente también firma, dándole el visto bueno: esto significa que el acta fue aprobada por la plenaria.

Vidriera y acta
En las tiendas, un producto es puesto en vitrina para que los interesados se acerquen y lo examinen desde diversos ángulos, y si les gusta, lo compran.
En un museo o una exposición, un objeto u obra de arte está en vidriera para que lo inspeccionemos atentamente, y lo admiremos o saquemos nuestras conclusiones.
También las actas, como las vidrieras, ponen a disposición de quienes lo desean:
la actuación de los representantes para que los representados se enteren sobre la marcha de los asuntos del grupo.
qué acuerdos han surgido, quiénes los han promovido y por qué.
cómo se tramitan las cuestiones del grupo;
todo otro aspecto relacionado con el manejo del grupo.

Un ejemplo
Este ejemplo muestra las partes que no deben faltar en un acta.

Acta N° 4/08
Asunción, 25 de agosto de 2008; a las 14.00 horas, se reúne la Comisión Organizadora del Concurso de Artes 2008, en el salón de actos del Colegio Ára Pyahu, según el siguiente:
Orden del día
1. Asistencia: están presentes: Diana Alonso, presidenta; Julián Cuesta, secretario; Mariana Pacheco, tesorera; Ricardo Mernes, secretario de Comunicaciones; y los miembros Ismael Barboza, Mirtha Sosa y Milciades Escurra.

2. Por Secretaría, fue leída el acta de la reunión anterior y quedó aprobada por unanimidad, sin modificaciones.

3. La Presidenta presentó el informe relacionado con la entrevista efectuada con la Sra. Directora, quien propuso ver la posibilidad de agregar “Carteles” entre los rubros que se encuentran convocados a concurso, considerando las numerosas solicitudes recibidas en la Dirección para la apertura del mencionado ítem.

4. El Secretario de Comunicaciones expuso acerca de las actividades efectuadas por la Secretaría a su cargo. Entregó un resumen de participantes de cada rubro artístico. El documento señala que la cantidad de obras recibidas son como sigue: Literatura: 8 cuentos, 9 poemas y 3 ensayos; Dibujo: 10; Pintura: 7 paisajes y 8 retratos; Maqueta: 12. Asimismo, informa que el señor Arístides Maldonado, pintor que expone en la Sala de Arte Joven de nuestro barrio, ha confirmado su participación como jurado del concurso.

5. Ismael Barboza mociona que la próxima reunión se efectúe antes de que concluya la semana, teniendo en cuenta la cercanía del cierre del concurso.

Considerados suficientemente los puntos señalados, se toman las siguientes:

Resoluciones:
1ª. Comunicar a la Sra. Directora la imposibilidad de incluir el rubro “Carteles” entre los que se hallan abiertos a concurso, debido al tiempo transcurrido desde la convocatoria al concurso.
2ª. Encargar a la Presidenta la presentación de las disculpas del caso y dejar aclarado ante la Sra. Directora que el rubro ahora propuesto no fue mencionado durante las consultas previas realizadas en los cursos.
3ª. Efectuar una nueva visita a los cursos para animar a los compañeros a participar del concurso, recordándoles la fecha tope de presentación de las obras.
4ª. Establecer que la próxima reunión se efectúe el viernes 29 de agosto de 2008, a la misma hora, en el mismo lugar.
Finaliza la sesión a las catorce horas y cuarenta y minutos.

Presidenta [Da su “visto bueno”] Secretario [certifica el acta]


Para señalar en el acta
Ciudad, fecha, hora y local
Nombres de los asistentes
Persona que preside
Orden del día
Acuerdos o resoluciones
Cierre
Firmas

Lic. Emilia Piris Galeano